Einstellung
Bitte beachten:
- Rechtlich verbindliche Einstellungszusagen erfolgen ausschlie?lich durch das Personaldezernat im Auftrag des Kanzlers.
- Voraussetzung dafür ist, dass alle für die Einstellung erforderlichen Unterlagen dem Personaldezernat vorliegen.
- Erst nach Prüfung und Bearbeitung aller Unterlagen erteilt das Personaldezernat die Einstellungszusage. Dies kann (je nach Einzelfall) l?ngere Zeit in Anspruch nehmen.
- Dringende Einstellungen werden vorrangig bearbeitet, gleichwohl ist die 4-Wochen-Frist* einzuhalten (s.u.).
*Aufgrund der Corona-Pandemie sind die Fristen zurzeit auf mind. 8 Wochen verl?ngert worden! Einzelfallprüfungen bitte noch früher.
Zust?ndigkeit
- Sachbearbeiter Dezernat 2
Zus?tzliche Unterstützung für internationale Wissenschaftler/innen gibt es im Welcome Center
Der Ansto? zum Start eines Einstellungsverfahrens erfolgt über die Bereichsverwaltungen. Nach einem erfolgreich geführten Personalauswahlverfahren erstellt die Bereichsverwaltung den Einstellungsantrag. Das Auswahlergebnis sollte ausgew?hlten Person (in Bezug auf seine Person) bereits vom Bereich vorbehaltlich der Stellenfreigabe und Zustimmung der Interessenvertretungen (Zustimmung des Personalrats und der Frauenbeauftragten) mitgeteilt werden. Bevor jedoch das Mitbestimmungsverfahren nicht komplett durchlaufen ist, dürfen keinesfalls Einstellungszusagen gemacht werden.
Um die H?he des Entgelts zu ermitteln, bedarf es ebenfalls einer umfassenden Prüfung des Personaldezernats auf Basis der Einstellungsunterlagen. Die H?he des Entgelts ist neben der Entgeltgruppe von der Entgeltstufe abh?ngig. Daher ist es oftmals erforderlich, dass weitere Unterlagen (z.B. Arbeitszeugnisse oder Arbeitsvertr?ge von Vorbesch?ftigungen) von der ausgew?hlten Person zur Prüfung eingereicht werden müssen. Erst dann kann vom Personaldezernat eine verbindliche Aussage über die Einstufung getroffen. (Siehe auch Stufenzuordnung bei Neueinstellung).
Der Einstellungsantrag besteht aus
- dem Antragsformular (vollst?ndig ausgefüllt und unterschrieben),
- der Stufenzuordnung,
- dem Personalbogen,
- Erkl?rung zur Sozialversicherungspflicht,
- den Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Kopien der Zeugnisse: Schulabschluss, Berufsabschluss,
Master, Diplom, Promotion)
- ggf. Anerkennung ausl?ndischer Hochschulabschlüsse (International Office; Frau Czarnecki)
- ggf. der Vorzeitenerkl?rung (bei wissenschaftliche Mitarbeitern),
- ggf. der Stellenausschreibung (wenn eine Ausschreibung erfolgt ist).
Die Bereichsverwaltung sendet den vollst?ndigen Antrag an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personaldezernates.
Die Einstellungsunterlagen mit allen ben?tigten Unterlagen müssen sp?testens vier Wochen* bei regul?ren Vorg?ngen / acht Wochen bei Einzelfallprüfungen vor dem geplanten Besch?ftigungsbeginn im Personaldezernat eingereicht werden, damit der Einstellungsprozess unter der Beteiligung der verschiedenen Instanzen termingerecht ausgeführt werden kann. Die Vollst?ndigkeit des Antrages ist Grundlage für eine zügige Bearbeitung. Nur wenn alle Dokumente vollst?ndig sind, kann der Arbeitsvertrag termingerecht ausgestellt und mit der Arbeit begonnen werden.
Die Rechtslage l?sst es nicht zu, einen befristeten Arbeitsvertrag rückwirkend zu unterschreiben. Werden die Einstellungsunterlagen also nicht rechtzeitig im Personaldezernat eingereicht, dann kann der geplante Einstellungstermin im schlimmsten Fall nicht realisiert werden!
Prüfung der Einstellungsunterlagen
Zun?chst werden die Einstellungsunterlagen auf ihre Vollst?ndigkeit überprüft wie z.B.:
- Enthalten die Bewerbungsunterlagen einen Nachweis über einen erfolgreichen Berufs- bzw. Hochschulabschluss?
- Bei ausl?ndischen Abschlüssen: liegt eine Anerkennung über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss vor?
- Enth?lt das Anschreiben alle notwendigen Informationen (Anschrift, Geburtsdatum, Nationalit?t)
- Bei ausl?ndischen Staatsangeh?rigen: liegt ein gültiger Aufenthaltstitel bzw. eine gültige Arbeitserlaubnis vor?
- Im Anschluss wird geprüft, ob die Voraussetzungen für eine Besch?ftigung an der Universit?t Bremen gegeben sind wie z.B.:
- Liegen bei befristeten Besch?ftigungsverh?ltnissen entsprechende Befristungsgründe vor?
- Liegen die pers?nlichen Voraussetzungen für die Besetzung der Stelle vor (z.B. der entsprechende Berufs- bzw. Studienabschluss, entsprechende Berufserfahrung)?
Nach einer erfolgreichen Vorprüfung wird das Einstellungsverfahren offiziell begonnen.
Anschreiben der ausgew?hlten Person
Das Personaldezernat informiert die ausgew?hlten Personen über die beabsichtigte Einstellung und ggf. über weitere einzureichende Unterlagen.
Dies sind im Einzelnen:
- Erkl?rung zur Sozialversicherung,
- Original/ Beglaubigte Kopie der Zeugnisse
- Original/ Beglaubigte Kopie der Geburts-/ Heiratsurkunde und bei Geschiedenen des rechtskr?ftigen Scheidungsurteils
- Mitgliedsbescheinigung über die Pflichtversicherung in der gesetzlichen Krankenkasse
- Steuerliche Identifikationsnummer.
Dieses Anschreiben [PDF] (21 KB) enth?lt noch keine Angaben zur Einstufung, da zu diesem Zeitpunkt in der Regel die notwendigen Nachweise zur Bestimmung der Stufe noch nicht vorliegen. In F?llen in denen die Einstufung für die Einstellung ausschlaggebend ist, sollte die zust?ndige Personalsachbearbeiterin informiert werden. Ansonsten erfolgt die Mitteilung der Stufe bei Vertragsunterzeichnung bzw. wenn alle erforderlichen Unterlagen eingereicht wurden.
Prüfung der Stelle und Finanzen
Parallel zur Information der ausgew?hlten Person wird das Dezernat Haushalt und Finanzen beteiligt. Dieses prüft, ob die Stelle im Stellenplan zur Verfügung steht und ob für die beantragte Laufzeit der Stellenbesetzung die entsprechenden finanziellen Mittel zur Verfügung stehen.
Zustimmung und Mitbestimmung
Nach Prüfung der Stelle und der Finanzen wird jeder Einstellungsvorgang an den Kanzler weitergeleitet. Stimmt dieser der Einstellung zu, leitet er den Vorgang an den Personalrat weiter.
Der Personalrat hat gem. dem Bremischen Personalvertretungsgesetz (BremPersVG) 14 Tage Zeit für die Mitbestimmung, vorausgesetzt es erfolgt keine Fristverl?ngerung
Vertragsunterzeichnung
Erst wenn alle Beteiligten der Einstellung zugestimmt haben, kann der Arbeitsvertrag ausgefertigt und das Einstellungsgespr?ch in der Personalabteilung terminiert werden.
In dem Einstellungsgespr?ch erhalten die neuen Besch?ftigten zahlreiche, vielf?ltige Informationen über ihren neuen Arbeitgeber sowie die M?glichkeiten, die eine Besch?ftigung beim Land Bremen bietet (z. B. Informationen über das Job-Ticket, über die Zusatzversorgung bei der VBL, Informationen über betriebliche Gesundheitsangebote aber auch über verschiedene Vorschriften wie z.B. die Annahme von Belohnungen und Geschenken oder die Grunds?tze guter wissenschaftlicher Praxis).